Seja em home-office ou no escritório, a limpeza e organização são fundamentais para um ambiente de trabalho produtivo. A falta de organização afeta negativamente o desempenho no trabalho.
Em um local de trabalho desorganizado não é possível localizar um item ou documento que se precisa com rapidez, principalmente se houver a necessidade de outra pessoa encontra-lo. É preciso que haja um padrão de organização.
Você já ouviu falar no 5 S?
É uma metodologia desenvolvida no Japão, que tem como objetivo promover a melhoria continua e a qualidade total, melhorando o ambiente e a produtividade. Pode ser aplicada na rotina de casa, no home-office, no escritório ou na empresa como um todo. Vamos utilizar como exemplo uma mesa de escritório.
SEIRI: Senso de utilização
Nessa primeira etapa, devemos realizar uma análise de tudo que temos no ambiente e então optar por manter apenas os itens que forem realmente necessários, tudo o que não for utilizado para execução do trabalho deverá ser retirado do local, e dado o devido destino a ele, como por exemplo direcionar os item para reciclagem ou doação.
Podemos começar tirando tudo que está sobre a mesa, assim terá uma visão de todo espaço que realmente tem. E aos poucos ir recolocando apenas o que vai ficar, inicie pelos itens que mais usa e que realmente precisam estar sempre à mão.
SEITON: Senso de organização
O segundo passo é organizar os itens considerados essenciais de forma que a disposição dos objetos esteja de acordo com a frequência de utilização, assim cada objeto terá um local pré-estabelecido.
Você pode utilizar organizadores tanto para as canetas e lápis, quanto para os papéis. Modelos e opções é o que não faltam, e ainda trarão personalidade ao seu espaço ao mesmo tempo que estão sendo funcionais.
A partir disso, o importante é manter a organização. Crie o hábito de no final do dia dar aquela checada para ver se tudo está no lugar.
SEISO: Senso de limpeza
Essa é a etapa que preza pelo asseio do ambiente, afinal todas as pessoas que utilizam aquele espaço são responsáveis por mantê-lo em boas condições de higiene.
Não se esqueça de utilizar os produtos de limpeza adequados para cada superfície, principalmente se tratando dos equipamentos eletrônicos como notebook, teclado, mouse, celular, tablet e etc.
A empresa pode deixar acessível, em um local preestabelecido os produtos que serão utilizados para essa rotina e para eventuais necessidades do dia a dia. Assim se derrubar alguma coisa não precisa esperar alguém vir só para isso, pode resolver rapidamente. Essa é a ideia: colaboração e corresponsabilidade.
Uma dica para essa etapa do 5S é utiliza os Wipes Umedecidos, que são práticos e oferecem diferentes soluções em um único produto. Outra vantagem do uso dessa solução é diminuir cada vez mais a demandas menores da equipe de asseio e manutenção.
SEIKETSU: Senso de padronização
O objetivo dessa etapa é padronizar as mudanças estabelecidas até aqui, assim cada vez mais os padrões criados se tornarão um hábito.
O importante é estabelecer padrões que sejam de conhecimento de todos os envolvidos. A disposição dos itens, catalogação ou numeração deve ser clara e lógica. Quanto maior o número de itens, mais imprescindível se tornam o estabelecimento desses padrões.
SHITSUKE: Senso de disciplina
O comprometimento com a manutenção desses parâmetros é o que definirá o sucesso e a manutenção desses processos. A comunicação também é essencial para aperfeiçoar e personalizar cada vez mais a aplicação das etapas para que estejam de acordo com as necessidades do ambiente.